En stærk virksomhed kan blive sorteret fra, selv om den har kompetencerne. I en prækvalifikation er det afgørende, at erfaring og kapacitet dokumenteres og kobles direkte til ordregiverens krav.
ESPD’et er virksomhedens foreløbige dokumentation for blandt andet udelukkelsesgrunde, økonomisk formåen og teknisk erfaring.
Oplysningerne skal stemme med årsregnskaber, referencer og øvrige bilag. Indgår virksomheden i et konsortium eller baserer sig på andre virksomheders kapacitet, kan der være krav om særskilte ESPD’er fra hver virksomhed.
Manglende oplysninger kan føre til afvisning. Ordregiver kan i visse tilfælde give mulighed for at rette ansøgningen, men virksomheden kan ikke regne med, at fejl efterfølgende kan repareres.
Mindstekrav skal opfyldes
Mindstekrav skal opfyldes præcist. Det gælder eksempelvis krav til omsætning, egenkapital, soliditetsgrad, tekniske dimensioner, anlægsmetoder og projekternes alder.
I et konkret forsyningsudbud skulle ansøgeren blandt andet dokumentere en bestemt økonomisk kapacitet og mindst to afsluttede referenceprojekter med drikkevandsledninger over en fastsat dimension og længde udført ved styret underboring. Kravene var projektspecifikke, men princippet er generelt: En reference, der næsten opfylder kravet, opfylder det ikke.
Derfor bør hvert mindstekrav kontrolleres særskilt, før arbejdet med den øvrige ansøgning går i gang.
Referencer skal kvalificere og differentiere
Referencer bruges ofte til to forskellige formål.
De skal for det første dokumentere, at virksomheden opfylder mindstekravene. For det andet kan de afgøre, hvilke virksomheder der bliver udvalgt blandt de egnede ansøgere.
Det betyder, at den største eller dyreste reference ikke nødvendigvis er den stærkeste. Den bedste reference er den, der matcher den udbudte opgave mest præcist med hensyn til blandt andet:
- Opgavetype, metode og dimensioner
- Kompleksitet og kritiske aspekter
- Virksomhedens konkrete rolle og ansvar
- Tidspunktet for projektets afslutning
- De kompetencer, som ordregiver efterspørger
ESG-krav skal omsættes
ESG og bæredygtighed optræder i stigende grad som konkrete krav til løsningen, processen og dokumentationen.
Når udbudsmaterialet indeholder ESG-krav, kan de omfatte både konkrete mindstekrav, dataindsamling og dokumentation af tiltag. Under tilbudsevalueringen bliver der lagt vægt på ting som dokumenteret styring, bæredygtige tiltag, ressourceoptimering, risikohåndtering og inddragelse af relevante kompetencer.
Det er derfor sjældent tilstrækkeligt at skrive, at virksomheden arbejder bæredygtigt. Besvarelsen bør forklare:
- Hvilket ESG-tiltag gennemføres?
- Hvem har ansvaret?
- Hvordan måles og dokumenteres indsatsen?
- Hvor i projektet skaber tiltaget værdi?
- Hvilket konkret krav eller kriterium besvarer det?
Krydsreferencer skaber overblik
Hos JJ Kommunikation arbejder vi med en kravmatrix, hvor hvert mindstekrav, dokumentationskrav og evalueringskriterium kobles til den konkrete besvarelse og det relevante bilag.
Det gør det muligt at kontrollere, at:
- Alle krav er besvaret
- ESPD, referencer, CV’er og bilag er indbyrdes konsistente
- Påstande understøttes af dokumentation
- ESG-tiltag matcher ordregiverens formuleringer
- Evaluator hurtigt kan finde det relevante svar
Krydsreferencer gør ikke en virksomhed kvalificeret i sig selv. Men de giver et bedre grundlag for, at ordregiveren kan se og vurdere de kvalifikationer, virksomheden allerede har.
Hos JJ Kommunikation hjælper vi aktører i byggebranchen med at levere prækvalifikationer og tilbud, der gør det nemmere for ordregiver at vælge jer.
Er dit næste udbud på vej? Så kontakt vores tilbudsspecialister på 4659 0550.